表格、活動及出席紀錄
將登記表、活動紀錄及出席資料整理成可覆核的流程。找出遺漏欄位、核對總數，並將例外情況交由職員跟進。
更新、分享或合併紀錄前，由職員先確認。
可探索的工作流程
由每天重複處理的行政工作開始。
工作坊可先整理現有表格、試算表及審批步驟，再探索 AI 或簡單內部工具可以如何幫忙。目標是建立團隊看得明白、可以調整的流程，而非一般入門式提示詞教學。
資助及基金報告
把項目紀錄及活動表格對應到資助機構的報告格式。AI 輔助步驟可提示遺漏欄位或數字不一致，並按來源資料草擬報告段落。
提交前由職員核實證據、數字及文字。
收據及開支核對
使用合成或已獲批的樣本文件，探索擷取日期及金額、對照開支紀錄，以及標示可能重複或欠缺的單據。
職員確認分類、佐證文件及審批；自動化不會代為批核開支。
內部工具及程序
探索簡單的內部申請追蹤、工作清單，或搜尋已核准的內部程序。先決定不同角色可查看或編輯哪些資料，以及何時需要審批。
本頁是規劃例子，並非聲稱已有可運作示範或正式系統。
實務工作坊
圍繞現有流程，一步步探索。
培訓本身免費。工作坊範圍、形式及日期會按工作及團隊需要逐一商討。工作坊是探索選項，並不承諾建成正式投入服務的系統。
選一項重複工作
先概括描述現有流程，以及最花時間或造成重複工作的步驟。
整理資料及決定
列出輸入資料、來源紀錄、交接、審批及需要跟進的例外情況。
用合成例子試流程
試做一個小型說明流程，了解限制，並測試資料遺漏或不清楚時如何處理。
商討下一步
決定由誰負責覆核、哪些地方仍需研究，以及是否值得另行商討實際應用。
第三方訂閱、付費功能及正式推出所需費用不包括在免費培訓內，並會事前商討。工具的供應及合適程度各有不同。
資料處理及人手覆核
連接工具前，先規劃資料處理方式。
穩妥處理資料，是設計實用工作流程的一部分。初步探索可先用合成資料，並只使用完成工作所需的資料。
- 使用真實紀錄前，先檢視資料處理地點、保留及訓練條款、使用權限，以及機構本身的要求。
- 只向有需要的人員及工具開放資料。保留來源參照，讓職員可以追溯草稿所根據的紀錄。
- 報告提交、開支批核或分享紀錄前，必須由職員覆核。
- 除非機構已批准相關用途及資料處理方式，否則不要將服務使用者的個人或保密資料輸入 AI 工具。
工作坊或原型並非安全或合規認證，亦不能聲稱任何流程完全沒有風險。
選擇工具
先了解工作需要，再選工具。
討論例子可包括用 Cursor 建立內部工具、用 Grok Bot 執行指定的跨應用程式工作，或在機構已使用相關環境時探索 Coze 配合飛書（Feishu）。以上只供討論，並非指定方案。選擇前需查看供應情況、費用、權限、資料處理及保留條款是否切合機構需要。不同工具及功能未必適用於所有香港用戶、未必免費，亦未必適合處理敏感資料。
常見問題
洽談前，先了解幾點
培訓免費嗎？
實務培訓本身免費。第三方訂閱、付費功能及正式推出系統屬另外費用，會事前商討。
你們有現成示範嗎？
你可先試用我們的虛構出席統計教學示例。它包括可下載資料及核對步驟，並非已部署的 AI 系統或已完成 NGO 導入項目。
聯絡時要提供甚麼？
只需概括描述工作、卡在哪一步，以及團隊目前使用的工具。請勿傳送服務使用者的個人或保密紀錄。
何時舉行？
範圍、工作坊形式及日期會按個別需要安排。